Blog

Wezwanie do zapłaty to pismo, które ma na celu wyegzekwowanie należności od drugiej strony, bez konieczności kierowania sprawy na drogę postępowania cywilnego. Warto korzystać z tego sposobu odzyskiwania należności, albowiem wezwanie takie może spowodować, że nieuczciwy kontrahent zapłaci zaległą należność, bez dodatkowych kosztów, jakie generuje proces sądowy. Odzyskiwanie należności na drodze pozasądowej często pozwala zaoszczędzić też czas.

Nie ma określonego przepisami prawa wzoru jak winno wyglądać wezwanie do zapłaty.

Ważne jest jednak, aby przy jego przygotowaniu pamiętać o kilku kwestiach:

1. Określenie miejscowości i daty sporządzenia pisma.

2. Określenie osoby/podmiotu kierującej wezwanie do zapłaty.

Należy pamiętać o tym, żeby dobrze oznaczyć podmiot wzywający do zapłaty, zwłaszcza w przypadku spółek. Do zapłaty wzywa spółka, a nie jej prezes – mimo, że to on podpisuje wezwanie do zapłaty (oczywiście jeśli jest uprawniony do jednoosobowej reprezentacji).

Zgodnie z art. 20 Ustawy Prawo Przedsiębiorców  (Dz.U.2019.1292 t.j. z dnia 2019.07.12)
Przedsiębiorca umieszcza w oświadczeniach skierowanych w zakresie wykonywanej działalności gospodarczej do oznaczonych osób i organów numer identyfikacji podatkowej (NIP) oraz posługuje się tym numerem w obrocie prawnym i gospodarczym.

Warto wskazać pełne dane podmiotu. Także adres.

W przypadku spółek obowiązek podawania właściwych informacji zawiera art. 34 Ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym:

Podmioty wpisane do Rejestru są obowiązane umieszczać w oświadczeniach pisemnych, skierowanych, w zakresie swojej działalności, do oznaczonych osób i organów, następujące dane:

1. firmę lub nazwę;
2. oznaczenie formy prawnej wykonywanej działalności;
3. siedzibę i adres;
4. NIP;
5. oznaczenie sądu rejestrowego, w którym przechowywane są akta rejestrowe podmiotu oraz numer podmiotu w Rejestrze.

Za niedopełnienie powyższych obowiązków informacyjnych, sąd może nałożyć karę grzywny do 5000 zł.

3. Określenie osoby/podmiotu, do której kierowane jest wezwanie.

Określamy nazwę i formę prowadzenia działalności oraz oznaczenie (NIP, KRS). Proponujemy również umieszczać adres podany w rejestrach. W przypadku osób fizycznych będzie to miejsce zamieszkania. Czasem może jednak okazać się, że żeby wezwanie zostało skutecznie odebrane, to należy wysłać na dwa adresy – ten podany w rejestrze i ten gdzie działalność jest faktycznie wykonywana.

4. Zatytułowanie pisma.

Przykładowo: „Wezwanie do zapłaty” lub „Ostateczne wezwanie do zapłaty”

5. Podstawa prawna na jakiej działamy.

Jeśli jesteśmy uprawnieni do reprezentowania firmy, to warto wskazać jaką pełnimy funkcję i czy możemy działać samodzielnie (np. Prezes Zarządu, uprawniony do samodzielnej reprezentacji). W przypadku jeśli działamy na podstawie udzielonego nam pełnomocnictwa, wskazujemy to w piśmie. Uwaga, warto załączyć do pisma ksero lub oryginał pełnomocnictwa w celu uniknięcia wątpliwości.

6. Stosunek prawny, z którego wynika obowiązek zapłaty.

Np. Wskazujemy umowę z której wynika zobowiązanie do zapłaty.

7. Kwota długu

Kwotę roszczenia głównego możemy powiększyć o naliczone odsetki od dnia wymagalności, ewentualnie wskazać, że odsetki będziemy naliczać, aż do dnia zapłaty.

8. Termin spłaty długu

Czasem będzie on wynikał z umowy lub innego stosunku zobowiązaniowego, a czasem wyznaczy go sam wierzyciel.

9. Numer rachunku bankowego

To ważny element pisma. Należy pamiętać, że dłużnik musi wiedzieć, gdzie wpłacić pieniądze.

10. Rygor braku zapłaty w wyznaczonym terminie.

Możemy zaznaczyć, że w przypadku braku zapłaty, skierujemy sprawę do sądu.

11. Podpis osoby wysyłającej wezwanie do zapłaty.

Można użyć także podkreślonej czcionki, aby pokreślić wagę niektórych stwierdzeń lub danych w wezwaniu. Zwróci to uwagę dłużnika na ewentualnie rygor braku zapłaty.

Na koniec trzeba wspomnieć, że wezwanie do zapłaty warto wysłać listem poleconym priorytetowym za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W ten sposób będziemy mieli pewność kto i w jakiej dacie odebrał sporządzone przez nas wezwanie. Taka informacja może okazać się przydatna w sądzie.

A co jeśli wezwanie nie wywoła zamierzonego efektu?

Wtedy warto udać się do profesjonalnego pełnomocnika, który w zależności od stanu faktycznego może zaproponować sporządzenie ostatecznego przedsądowego wezwania do zapłaty z podpisem radcy prawnego lub skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, czy też inne rozwiązanie sprawy, np. w drodze mediacji.